İLETİ YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR?

17.11.2020

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’a (“Kanun”) dayanarak çıkarılan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik’te (“Yönetmelik”), hizmet sağlayıcılar tarafından alıcılara gönderilecek olan ticari iletilerin, belirli istisnalar dışında alıcının onayı olmadan gönderilemeyeceği, izin dahilinde gönderilen iletilerde ise alıcılara ret imkanı sağlanması gerektiği belirtilmiştir.

 

Uygulamada ticari elektronik ileti gönderimiyle ilgili oluşan şikayetlerin önüne geçebilmek adına Yönetmelik’te yapılan değişikliklerle bir takım yeni düzenlemeler getirilmiştir. Bu doğrultuda, Ticaret Bakanlığı tarafından Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ulusal bir ticari elektronik ileti yönetim sistemi kurulması için görevlendirilmiş ve İleti Yönetim Sistemi (“İYS”) kurularak hizmete sunulmuştur.

 

28.08.2020 tarihli Resmi Gazete’de Ticari İletişim Ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik yayınlanmış ve ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıların İYS’ye ticari elektronik ileti onayını girmeleri için son tarih 1 Aralık 2020 olarak belirlenmiştir. Bu tarih daha önce bir kez ertelenmiş olup tekrar erteleneceğine dair henüz herhangi bir açıklama mevcut değildir.

 

İleti Yönetim Sistemi nedir?

Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe alınan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak; Hizmet Sağlayıcılar'ın arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipte ileti izinlerini saklayıp yönetebilecekleri, alıcıların verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırabilecekleri, izinsiz gönderimleri şikâyet edebilecekleri, kamunun ise ileti şikâyetlerini ve şikâyete konu iznin durumunu görüntüleyebilecekleri, web sitesi, kısa mesaj numarası ve çağrı merkezi üzerinden hizmet verecek, tüm izinleri zaman damgasıyla kayıt altına alıp güvenli biçimde saklayacak ulusal veri tabanı sistemidir.

 

Ticari elektronik ileti nedir?

Gerçek ve tüzel kişilerin ticari faaliyetleri doğrultusunda mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak ya da işletmesinin tanınırlığını arttırmak amacıyla elektronik iletişim araçlarıyla yapılan her türlü ticari iletişimi ticari elektronik ileti olarak adlandırılır.

 

Hizmet Sağlayıcı kimdir?

Kanun çerçevesinde, arama, mesaj, e-posta vb. araçları kullanarak ticari iletişim sağlayan gerçek ve tüzel kişiler Hizmet Sağlayıcı olarak adlandırılmaktadır.

 

İleti Yönetim Sistemi'ni ne zaman kullanmaya başlanabilir?

Hizmet Sağlayıcılar için veri girişine açılmıştır. Ticari elektronik iletiyi alan kişiler 1 Aralık 2020 tarihinden itibaren kullanmaya başlayacaklardır. 

 

İleti Yönetim Sistemi'ne nasıl başvurulabilir?

Sistemi kullanmak için İleti Yönetim Sistemi başvuru formunu kullanarak gerekli bilgi ve belgelerin iletilmesi gerekmektedir. Başvuru aşamasında girilmiş olan bilgi ve belgeler kontrol edilip doğrulandıktan sonra hesap kullanıma açılır.

 

İleti Yönetim Sistemi'ne başvuru aşamasında hangi bilgi ve belgeler gereklidir?

·    Şirketinizin MERSİS numarası ve varsa ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri ile internet sitesinde bulunan elektronik imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi;

·       İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi;

·       Müştereken temsile yetki durumunda en az bir yetkili tarafından daha ilk yetkili tarafından imzalanmış dokümanın imzalanmış olması;

·       Bu bilgi ve belgelerin yanı sıra, marka bazında sahip olunan onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi sayıları gerekmektedir.

 

Hesap açıldıktan sonra mevcut izinler ne zamana kadar İleti Yönetim Sistemi'ne yüklemelidir?

1 Aralık 2020'den önce tüm izinler sisteme aktarılmış olması gerekmektedir. Mevzuat gereğince, bu tarih itibarıyla İYS'ye aktarılmamış izinler geçersiz kabul edilecektir.

 

İzinler İleti Yönetim Sistemi'ne nasıl eklenilir?

İzinler sisteme iys.org.tr üzerinden tek tek veya .csv dosyalarıyla toplu halde; İYS API üzerinden ise teknik entegrasyon yoluyla eklenebilir.

 

İleti Yönetim Sistemi'ne eklenecek izinler hangi verileri içerecektir?

Yüklenecek izinler sadece şu verileri içerecektir:

·       İletişim adresi (Telefon numarası veya e-posta adresi);

·       İzin tarihi;

·       İletişim kanalı (arama/mesaj/e-posta);

·       Alıcı tipi (Bireysel/Tacir);

·       İzin kaynağı ('1 Mayıs 2015 öncesi', 'ıslak imzalı onay formu', 'web sitesi' vb.).

 

Başka bir tacire veya esnafa ticari elektronik ileti gönderirken onay alınması gerekir mi?

Yönetmelik kapsamında tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletiler için önceden onay alınması zorunlu değildir. Ancak tacir ve esnafların reddetme hakkını kullanması halinde onayları alınmadan ticari elektronik ileti gönderilemez. Bir iletişim adresi hem bireysel hem tacir niteliğiyle İYS’ye kaydedilebilir.

 

Mevzuat gereği tacirler veya esnaflardan önceden onay alınması zorunlu değildir. Yine de bu alıcılar İYS’ye bildirilmeli mi?

Evet, bildirilmelidir. Tacir veya esnaflardan önceden onay alınması gerekmez ancak İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemez hükmü sebebiyle ticari elektronik ileti gönderiminden önce tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerinin İYS’ye kaydedilmesi gerekmektedir.

 

Ret kayıtlarının da 1 Aralık’a kadar İYS’ye aktarılması gerekir mi?

Hayır. Sadece onaylı elektronik iletişim adreslerini sisteme yüklenmelidir. İleti Yönetim Sistemi'nde kaydı bulunmayan elektronik iletişim adresi aynı zamanda ret anlamı taşımaktadır.

Ancak 1 Aralık 2020 tarihinden sonra şirketinize iletilen ret bildirimlerinin 3 iş günü içinde İYS’ye bildirilmesi gerekmektedir. 

 

İleti Yönetim Sistemi'yle birlikte hizmet sağlayıcıların gönderdiği ticari elektronik iletilerde çıkış kanalı sunma zorunluluğu kalktı mı?

Hayır. Mevzuat gereğince, ticari elektronik ileti hangi iletişim kanalıyla gönderildiyse ret bildirimi de kolay ve bedelsiz bir şekilde olmak üzere aynı iletişim kanalıyla sağlanacaktır.

 

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında alıcılardan alınmış olan onayların da İleti Yönetim Sistemi'ne yüklenmesi gerekir mi?

Hayır. İleti Yönetim Sistemi, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun kapsamında alınması gereken ticari elektronik ileti izinlerinin tutulduğu veri tabanıdır.

 

1 Aralık 2020 öncesindeki tüm elektronik iletişim adresleri “onaylı” olarak sisteme yüklenebilir mi?

Mevzuat gereğince sadece onaylı elektronik iletişim adreslerinin sisteme eklenmesi gerekmektedir. 1 Aralık 2020 tarihine kadar yüklenmiş onaylar için vatandaşlar, 16 Ocak 2021'ye kadar izinlerini kontrol edebilecektir. Bu tarihten itibaren söz konusu bu onaylar geçerli sayılacaktır.

 

1 Aralık 2020 öncesinde alınmış olan onayları belgeleyen imzalı formların sisteme yüklenmesi gerekir mi?

Hayır. Hizmet sağlayıcılar bu onayları sisteme “beyan” usulü yükleyeceklerdir.

 

İleti Yönetim Sistemi’nde kayıtlı olmayan e-posta adreslerine de gönderim yapılabilir mi?

Hayır. Gönderilecek e-postalar için de alınmış onayların İleti Yönetim Sistemi’ne eklenmesi gerekmektedir. İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemez.

 

E-posta gönderimleri öncesinde aracı hizmet sağlayıcılar tarafından izin sorgulaması yapılması zorunlu mu?

Hayır. Yönetmelik kapsamında e-posta gönderimi öncesinde Şirketinizin sorgulama yükümlülüğü bulunmamaktadır ama sadece onaylı alıcılara ticari elektronik ileti gönderebilecektir.

İYS‘nin ücretli hizmetlerinden yararlanan şirketler, dilerse doğrudan veya iş ortağı üzerinden entegrasyon yoluyla e-posta gönderimleri öncesinde alıcıların izin durumunu İYS’den sorgulayabilir.

 

Alıcıların İYS Web, İYS Mobil Uygulama vb. kanallar üzerinden yapacağı izin durumu değişikliklerinden nasıl haberdar olunabilir?

Tüm hizmet sağlayıcılar, günlük izin değişikliği raporunu İYS Web üzerinden indirebilirler.

İYS‘nin ücretli hizmetlerinden yararlanan şirketler ise alıcıların yapmış olduğu onay durumu değişikliklerinden İYS API’yi kullanarak (pull/push servisleri) haberdar olabilirler.

 

Bir alıcının telefon hattı kapanırsa hizmet sağlayıcılar nasıl haberdar olabilirler?

Mevzuat kapsamında şirketiniz, alıcıların abonelik hattını kapatmaları halinde İYS’ye bu durumu bildirmelidir. Tüm hizmet sağlayıcılar, İYS Web üzerinden alacakları günlük izin değişikliği raporuyla bu durumdan haberdar olabilirler.

İYS‘nin ücretli hizmetlerinden yararlanan şirketler ise İYS API’yi kullanarak (pull/push servisleri) bu durumdan haberdar olabilirler.

 

İleti Yönetim Sistemi'ne kaydedilen izinler ne kadar süreyle saklanır?

İleti Yönetim Sistemi'nde tutulan kayıtlar süresiz olarak saklanır.

 

1 Aralık 2020’ye kadar yüklenmiş olan geçmiş tarihli izinlerin ispat yükümlülüğü İYS'de mi olacak?

Hayır. İleti Yönetim Sistemi'ne yüklenen geçmiş tarihli tüm izinlerin ispat yükümlülüğü şirketinizdedir. Ancak 1 Aralık 2020'den itibaren ispat yükümlülüğü İYS'de olacak şekilde onay almaya başlanabilir.

 

1 Aralık 2020'ye kadar onaylar sisteme yüklenmezse ne olur?

Yönetmelik gereğince 1 Aralık 2020'ye kadar İleti Yönetim Sistemi'ne aktarılmayan onaylar geçersiz olacaktır.

 

İleti Yönetim Sistemi'ne kayıt olmadan ticari elektronik ileti göndermeye devam edilebilir mi?

Hayır. Yönetmelik gereğince ticari elektronik ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcıların İleti Yönetim Sistemi’ne kayıt olması zorunludur.

 

İleti Yönetim Sistemi'ne onaylı iletişim adresleri aktarılmadan ticari elektronik ileti gönderilmeye devam edilebilir mi?

Hayır. Yönetmelik gereğince, İleti Yönetim Sistemi'nde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemez.

 

Onay ne anlama gelmektedir  ve nasıl alınabilir?

Onay, Şirketinizin ticari elektronik ileti gönderimi öncesinde alıcının rızasını almasını ifade eder. Bu rızanın aşağıdaki yöntemlerden biriyle alınması Kanun gereğince zorunlu tutulmuştur:

·       Fiziksel ortamda imzayla;

·       Elektronik ortamda;

·       İleti Yönetim Sistemi yoluyla.

 

İleti Yönetim Sistemi aracılığıyla nasıl onay alınabilir?

İYS ‘nin ücretli hizmetlerinden yararlanan şirketler sunacağı çağrı merkezi, kısa mesaj numarası ve kısa link aracılığıyla onay alma servisinden faydalanılabilir.

 

Ret bildirimi veya çıkış hakkı neyi ifade etmektedir?

Alıcının, size ticari elektronik ileti gönderebilmesi için vermiş olduğu onayı kaldırması ret bildirimi veya çıkış hakkını kullanması olarak ifade edilir.

 

Ret/çıkış hakkını alıcılara nasıl sunulabilir?

Alıcının ret bildiriminde bulunabilmesi için kendisi tarafından sağlanan ya da İleti Yönetim Sistemi tarafından sunulan müşteri hizmetleri numarası, kısa mesaj numarası veya yalnızca ret bildirimine özgülenmiş bir URL adresi gibi erişilebilir iletişim adresine ticari elektronik iletide yer vermelidir.

Ticari elektronik ileti hangi iletişim kanalıyla gönderildiyse ret bildirimi de kolay ve ücretsiz bir şekilde olmak üzere aynı iletişim kanalıyla sağlanır. Ret bildirim imkânı, gönderilen her ticari elektronik iletide yer alır.

 

Ticari elektronik ileti içerisinde alıcılara İleti Yönetim Sistemi üzerinden nasıl çıkış hakkı sunulabilir?

İYS ‘nin ücretli hizmetlerinden yararlananlar, sunacağı çağrı merkezi, kısa mesaj numarası ve kısa link aracılığıyla alıcılara çıkış hakkı sunabilir.

 

Müşterilerin onay ve ret bildirimlerini İleti Yönetim Sistemi dışında alındığı durumda ne yapılmalıdır?

Yönetmelik gereğince İleti Yönetim Sistemi haricinde almış olduğunuz onay ve ret bildirimlerini 3 (üç) iş günü içerisinde sisteme eklemeniz gerekmektedir.

 

Gönderilecek her ileti için onay alınması gerekir mi?

Hayır. Kanun gereğince devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumu ile tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat veya benzeri hizmet bilgisi paylaşma durumlarına ilişkin bildirimleri içeren iletiler ile Hizmet Sağlayıcıya ilgili mevzuatla getirilen bilgi verme yükümlülüğü durumlarında önceden onay alma zorunluluğu aranmaz.

 

Müşterilere kutlama ve tebrik mesajı gönderilmesi için onay almam gerekir mi?

Evet. Kutlama, tebrik veya temenni gibi işletmenizin tanınırlığını arttırmaya yönelik ticari elektronik iletiler öncesinde onay alınması gerekir.

 

Müşterilere sadece bilgilendirme mesajı gönderilip, devamında memnuniyet anketi yapmak için arama yapılabilmesi için müşterilerden onay alınması gerekir mi?

Evet, yapılacak olan memnuniyet anketi aramaları için önceden alıcının onayının alınması gerekmektedir.

 

Aracı hizmet sağlayıcılar ve İleti Yönetim Sistemi bilgilendirme ve ticari ileti ayrımını nasıl yapıyor?

Bir elektronik iletinin ticari ileti mi yoksa bilgilendirme iletisi mi olduğunun ayrımını yapmak ca sorumluluğundadır. Şirketiniz, bu sorumluluk kapsamında ileti gönderim hizmeti aldığı ilgili aracı hizmet sağlayıcıya bildirimde bulunur.

 

Alıcılara yalnızca mobil uygulama üzerinden anlık bildirim (push notification) gönderiliyorsa; anlık bildirim yapılan alıcıların İYS’ye bildirilmesi gerekir mi?

Hayır. Bugünkü uygulama kapsamında bildirilmesi gerekmemektedir.

 

Aynı kişiye ait iki farklı işletme varsa, biri için alınan onay diğeri için kullanılabilir mi?

Hayır. Alıcıdan her bir Şirket için onay alınması gerekir. Ancak acentelik, özel yetkili işletme ya da bayilik sözleşmesindeki taraflardan birine verilen onay; bu sözleşmeye konu mal, hizmet veya markayla sınırlı olarak sözleşmenin diğer tarafı için de verilmiş kabul edilir.

 

Sahip olduğu işletme için birden fazla tescilli markası olan kişiler, izin yönetimini ayrı ayrı yapabilir m?

Evet, tescil edilmiş markalar için izin yönetimini ayrı ayrı yapılabilir.

 

İYS’nin ücretli hizmetlerini www.iys.org.tr/hizmet-saglayici/paketler-ve-moduller linkinden inceleyebilirsiniz.